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1. 外企設立常駐代表機構的申請信(原件)
該申請信應該簡要介紹該外企的情況及其在中國境內的經營活動。同時申請信還應當列明所提交的檔清單。如果外國企業認為需向審批機關提供任何其他資料，應在其申請信中說明。申請信應當簡明扼要，必須包括下列主要資料:
(1) 該外國公司的情況及其在中國境內的經營活動；
(2) 常駐代表機構的名稱；
(3) 常駐代表機構的目的；
(4) 從事的業務範圍；
(5) 首席代表的姓名；
(6) 常駐代表機構的駐在期限；
(7) 常駐代表機構的地址。
申請信應當使用提出申請的外國企業的信頭紙。
2. 外企的銀行資金證明(原件)
該資信證明是一封簡短的信函，應由外國公司的開戶行簽發，簡要介紹該外國公司的資信情況。資信證明必須包括下列資料:
(1) 該外國企業的名稱及帳號；
(2) 該外國企業通常的存款額，例如申請書日期之前半年或一年的平均存款額；
(3) 對於該外國公司的資信情況的簡要評價。
開出資信證明的銀行應當是與該外企有業務往來的銀行。資信證明應當印在銀行的抬頭紙上，並由授權人員簽字。
3. 首席代表的任命書(原件)
該任命書應當簡明扼要，主要內容為提出申請的外國企業任命何人為常駐代表機構的首席代表。一般應當印在申請企業的信紙上，並由該外國企業的董事長、總經理或其他負責人簽字。
4. 首席代表和其他常駐代表的簡歷、護照的影本和照片
簡歷使用公司正式信箋，包括姓名、出生日期、國籍、婚姻等。簡歷應從高中學歷開始至所在的公司止，時間應具有連貫性。
5. 租用辦公室的租約
外國公司在上海設立辦事處，必須向登記機關提交一份已經簽訂的辦公室租約，有關租賃辦公室的意向書或者購買房產的證明。這主要是為了證明將設立的辦事處有辦公場所。
應當注意，在中國並不是所有的建築物都可以出租給外國企業作為其辦事處的辦公場所。只有是經過公安局確認的涉外辦公樓才可租用作為代表處的辦公場所。
6. 外國辦事處設立登記表
該表一般由登記機關印製，外國企業或承辦單位可以從登記機關直接領取。申報表的主要內容是申請設立常駐代表機構的外國企業和即將設立的常駐代表機構的基本情況。
7. 公司開業證明及認證書原件
該等檔應為公司成立證書或相應檔，其格式和內容因該外國公司成立地所在的國家和地區不同而不同。外國（地區）企業所在國或地區的有關當局出具的合法開業證明應當提交經當地公證機關出具的公證文件、使領館出具的認證文件。對於香港企業，可以提交由香港的中國委託公證人出具的，並經中國法律服務（香港）有限公司審核簽章轉遞，並附以附件確認本的證明檔。
8．外國企業情況介紹
提供企業概況，包括企業名稱、註冊地址、經營範圍、員工人數、營業額、海外分支機構、董事長及總經理姓名等。
9. 注意事項
• 上述檔必須用中文編製，如果採用外文，各審批機關均要求附有中文譯文。
• 上述文件如未註明為影本的，均須提交原件。
• 按要求提交影本的材料，應由申請人加蓋公章，並註明與原件一致。
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